Veel organisaties werken bij het vergelijken van offertes al met een eigen spiegeldocument, Excel-bestand of vergelijkingstemplate. Dat document is vaak niet zomaar een format. Er zit een bestaande werkwijze achter: welke informatie belangrijk is, welke onderdelen met elkaar worden vergeleken en hoe collega's uiteindelijk tot een beoordeling of keuze komen.
Met Umbiko hoef je die werkwijze niet te vervangen om AI te kunnen gebruiken. Je uploadt je bestaande template en de offertes die je wilt vergelijken. Umbiko analyseert vervolgens de documenten, haalt de relevante informatie uit de verschillende offertes en verwerkt deze automatisch in jouw bestaande format.
Het resultaat is dus geen nieuw AI-document, maar een vergelijking waarmee jouw organisatie al gewend is te werken.
AI wordt steeds vaker ingezet binnen inkoop. In eerste instantie vooral voor het genereren van teksten, het samenvatten van documenten of het beantwoorden van vragen over informatie in een aanbesteding. De volgende stap is om AI daadwerkelijk onderdeel te maken van bestaande workflows.
Daarbij hoeft het uitgangspunt niet te zijn dat bestaande processen volledig opnieuw moeten worden ingericht. Juist binnen inkoop bestaan vaak al duidelijke werkwijzen, templates en beoordelingsmethodieken die in de praktijk goed functioneren. De vraag is dan niet:
Hoe passen we ons proces aan AI aan?
Maar juist:
Waar kan AI het bestaande proces slimmer en efficiënter maken?
Het vergelijken van offertes is daar een goed voorbeeld van.
Wanneer meerdere leveranciers een offerte indienen, moet informatie uit verschillende documenten worden verzameld en naast elkaar worden gezet.
Die informatie staat niet altijd op dezelfde plek of in dezelfde vorm beschreven. Daardoor kan het vergelijken van offertes behoorlijk wat handmatig werk opleveren: documenten openen, zoeken, informatie kopiëren, controleren en vervolgens verwerken in het interne vergelijkingsdocument. Umbiko helpt om juist dat deel van het proces te automatiseren.
Je begint met het document dat je organisatie nu al gebruikt: een spiegeldocument, vergelijkingstabel of een andere bestaande template. Je hoeft dus niet over te stappen op een vast format van Umbiko. Jouw bestaande werkwijze blijft het uitgangspunt.
Vervolgens voeg je de offertes toe die je met elkaar wilt vergelijken. Umbiko analyseert de verschillende documenten en kijkt naar de informatie die nodig is om jouw template te vullen.
Met behulp van AI wordt de relevante informatie uit de offertes gehaald en bij elkaar gebracht. In plaats van zelf alle documenten door te nemen en gegevens handmatig over te nemen, helpt Umbiko om deze informatie automatisch te verzamelen.
De gevonden informatie wordt vervolgens verwerkt in de bestaande vergelijkingstemplate. Je ontvangt daarmee geen los AI-rapport, maar een document dat aansluit op de manier waarop jouw organisatie al werkt.
Nieuwe technologie leidt vaak tot de vraag of bestaande processen opnieuw moeten worden ingericht. Dat is lang niet altijd nodig. Binnen inkoop zijn templates, beoordelingsdocumenten en interne formats vaak door de jaren heen opgebouwd. Ze sluiten aan bij de informatiebehoefte van de organisatie en zijn bekend bij collega's en stakeholders. Door AI binnen die bestaande structuur te gebruiken, blijft die herkenbaarheid behouden.
Je kunt blijven werken vanuit de bestaande werkwijze.
De eigen vergelijkingstemplate blijft het uitgangspunt.
AI helpt informatie uit meerdere documenten bij elkaar te brengen.
De output sluit aan op het document waar collega's al mee werken.
Wat ons betreft ligt daar een belangrijk deel van de waarde van AI binnen inkoop. Niet in het vervangen van bestaande processen puur omdat AI beschikbaar is. Maar in het toevoegen van AI op plekken waar vandaag nog veel handmatig werk plaatsvindt: bij het analyseren van documenten, het verzamelen van informatie of het naast elkaar zetten van gegevens uit verschillende offertes.
De bestaande workflow blijft staan. AI neemt een deel van het werk binnen die workflow over.
Van meerdere offertes naar één overzichtelijk en herkenbaar vergelijkingsdocument, automatisch gevuld door Umbiko. 48 uur volledige toegang, geen creditcard nodig.
